文/ Tuyuq
前言
這月底，這2年3個月來在大學做計畫助理之旅即將告尾聲，這段日子對我很重要，是我人生中難得可以工作與學習兼具的機會。
我很感恩與榮幸能在這裡服務，尤其是認識的長官與同事，服務的師長與夥伴提供給我的指導，點點滴滴都在心頭。
雖然是掛「研究助理」，但基本上工作與任務性質比較像實際執行教育政策推動中，非常核心之一的行政助理 — — 「綜理內部及外部行政工作」。
近日在反省自己這兩年餘心得。
事實上，很多事情我還是都做得不太好。
但，如果可以給我一張白紙，談談我心目中一個行政助理可以長成的模樣（目標）是什麼？
或者，我一直努力在往這個模樣前進，盡力地將每件託付的任務做好。
列點敘明如下：
何謂助理基本功
1. 助理的角色僅是助理，是輔助與支持的角色。要體認到決策以老闆或長官為主。
2. 因此這個角色不在於決策，而在於幫忙簡化，消化彙整龐大資料。提供老闆或同事知道結論（善用大學或研究所文獻查詢與內容分析能力）。
3. 查閱相關與工作任務的資料，保持不斷自我學習。
4. 不間斷的文字紀錄： 會議記錄、重點摘要、電話摘要、文字訊息溝通確認、與老闆meeting開會前的Line列點紀錄（開會後當然也要）、寫信摘要紀錄
5. 公文：注意具有行政效力的公文文書。
6. 謹記倫理：包含職場上的「工作倫理」與學術上的「研究倫理」。
7. 不懂，請教專家意見（例如：經費核銷、公文文書、規劃活動、課程研究、填報資料、撰寫期中期末報告）。
8. 呈上，請教專家意見也要寫紀錄，尊重別人的寶貴時間。
9. 另外，請教專家意見之前，也做好基本功課在發問。（去相關網站、公開資訊查閱並仔細閱讀）
10. Google很好用，凡事Google，就有福。
11. 但被罵是常態，能被罵是幸福，有人願意教？（我曾被主計、文書組…罵過，不過謝謝他們願意提醒。後來，我終於理解了。）
12. word 可以按tab; 可以插入分頁。
13.The era of post-covid, 數位科技很基本。例如：學會用Google Calendar召開線上會議，與設定提醒。當然，可以學其他平台的也很好，不管什麼平台都要保持操作的好奇心。
14. 凡事多寫e-mail，立即聯繫使用Line並進。
團隊與組織凝聚
1. 也是要networking或創造一個 supporting group，彼此共同承擔。
2. 傾聽是核心。
3. 創建目標或描繪願景：如何一起達到彼岸？我們如何一起走完一段山路？（team-building）
4. 擔任小組長：對夥伴信任、耐心，並尋求夥伴支持。
5. 福利委員會：與同事建立工作外非正式的連結關係。
6. 要以組員的利益為重，要知道他們在意什麼需要什麼，盡力協助。
7. 謹記決策不在我，存在許多限制，上述目標盡力即可。
記住每一位人名字與身分
1. 記住別人名字，不管是華語名字或是族語名字。
2. 長官記住職稱，平輩記住名字。（多念或多寫幾次，很快就會記住）
3. 平行單位願意有夥伴願意分享，要保持感謝。提醒自己隨時換位思考-大家都是助理。
處理衝突
1. 面對衝突，並且傾聽、寫紀錄，呈上反應與彙整決策。
取得服務師長信任
1. 原住民族師長：現身參與很重要，要盡力傾聽長輩的話。
2. 初次自我介紹：Line或電話確認，提醒是我的責任。
心態
1. 承認自己不足。
2. 私底下對自己說已經盡力，但別人問起要謙虛不要吹噓。
3. 保持良好品格，隨時嚴格檢視自己-世界很大，總有一天會遇到。
4. 充滿感謝，每一天當最後一天工作，每件事情奮力執行，但保持快樂。
保持自我增能學習
1. 管理商業書可以翻閱，借用相關商學方法論：專案管理、企劃力、自我管理（時間、身體、心理mindfulness）、帳目、電腦程式…
2. 專業領域也需要自我進修：閱讀與上網查詢課程、詢問專家（同事可能就是專家）
運動與舒壓
1. 運動：多慢跑、爬山與走路、或做tabata，健康是最大本錢。
2.舒壓：保持興趣、聽Podcast、聽國外新聞換時空感、不要忘記自己的Supporting Bubbles(i.g. 家人、重要他人、伴侶、同學、朋友，等社會網絡關係）
